Heeft een klant een factuur niet op tijd betaald? Met een nette, duidelijke betalingsherinnering geef je diegene de kans om dit alsnog te doen, voordat je verdere stappen zet. Hieronder lees je waar je op moet letten, en vind je een voorbeeldbrief.
Wat is een betalingsherinnering?
Een betalingsherinnering is een schriftelijk verzoek aan een klant om een openstaande factuur alsnog te betalen. Het is meestal de eerste, vriendelijke stap in het herinneringsproces, gevolgd door eventueel een tweede herinnering of aanmaning, en pas daarna een formele ingebrekestelling of het inschakelen van een incassobureau.
Wanneer stuur je een betalingsherinnering?
Stuur een betalingsherinnering zodra de betaaltermijn van je factuur is verstreken zonder dat je de betaling hebt ontvangen. Geef de klant hierbij een redelijke, nieuwe termijn om alsnog te betalen, meestal 7 tot 14 dagen.
Wat moet er in een betalingsherinnering staan?
- Je eigen bedrijfsgegevens en die van de klant.
- Het factuurnummer en de oorspronkelijke factuurdatum.
- Het openstaande bedrag.
- Een nieuwe, redelijke betaaltermijn.
- Een vriendelijke, maar duidelijke toon, dit is nog geen aanmaning of ingebrekestelling.
Voorbeeldbrief betalingsherinnering
[Bedrijfsnaam] [Adres] [Postcode en plaats]
[Naam klant] [Adres klant] [Postcode en plaats]
[Plaats], [datum]
Betreft: betalingsherinnering factuur [factuurnummer]
Geachte heer/mevrouw [naam],
Bij het controleren van onze administratie zagen wij dat factuur [factuurnummer] van [factuurdatum], ter hoogte van €[bedrag], nog niet door ons is ontvangen. Mogelijk is dit u ontgaan of kruist deze herinnering zich met uw betaling.
Wij verzoeken u vriendelijk om het openstaande bedrag binnen [aantal] dagen, dus uiterlijk op [datum], over te maken naar rekeningnummer [IBAN] onder vermelding van het factuurnummer.
Heeft u de factuur inmiddels al betaald, dan kunt u deze brief als niet verzonden beschouwen. Heeft u vragen over de factuur, neem dan gerust contact met ons op.
Met vriendelijke groet,
[Naam] [Bedrijfsnaam]
Wat als de klant na de herinnering nog niet betaalt?
Betaalt de klant ook na deze eerste herinnering niet, dan is een tweede, dringendere herinnering of een formele aanmaning de logische volgende stap. Blijft betaling daarna nog uit, dan kun je overwegen om een ingebrekestelling te sturen of de vordering uit handen te geven aan een incassobureau.
Gerelateerde artikelen
Veelgestelde vragen over de betalingsherinnering
Mag ik al incassokosten rekenen bij de eerste betalingsherinnering?
Nee, bij zakelijke klanten is dit meestal contractueel afhankelijk van je eigen voorwaarden, maar bij consumenten mag je pas wettelijke incassokosten in rekening brengen na een veertiendagenbrief (aanmaning) waarin je expliciet op deze kosten wijst bij niet-tijdige betaling.
Hoeveel betalingsherinneringen moet ik sturen voor ik verdere stappen zet?
Er is geen wettelijk vastgesteld aantal. Gebruikelijk is één vriendelijke herinnering, gevolgd door een dringendere aanmaning als er nog niet is betaald, voor je overgaat tot een ingebrekestelling of incasso.
Kan ik een betalingsherinnering ook per e-mail versturen?
Ja, dat mag, al is het voor het bewijs van ontvangst en verzending vaak verstandiger om belangrijke herinneringen (zeker latere, dringendere) ook per post of aangetekend te versturen.
