Op het gebied van debiteurenbeheer is door de jaren heen behoorlijk wat veranderd. Vroeger werden facturen op papier verstuurd, betalingen handmatig bijgehouden en herinneringen vaak per brief verzonden. Medewerkers moesten zelf controleren welke facturen openstonden en wanneer actie nodig was. Tegenwoordig verloopt een groot deel van dat proces digitaal. Boekhoudprogramma’s en geautomatiseerde systemen houden betalingstermijnen bij, versturen herinneringen en signaleren achterstanden. Dat bespaart administratief werk, maar neemt de verantwoordelijkheid voor goed debiteurenbeheer niet weg.
Niet alleen achteraf controleren, maar ook vooraf beoordelen
Modern debiteurenbeheer start niet pas nadat een factuur is verstuurd. Het begint eigenlijk al voordat je als bedrijf een zakelijke relatie aangaat. Je wilt immers weten of die klant wel in staat is om een bepaalde betalingsverplichting aan te gaan. Hoe gezond is het bedrijf? Zijn er betalingsachterstanden bekend? Hoe groot is het risico dat facturen niet worden voldaan? Door middel van een kredietwaardigheidscheck via Dutch Credit Brokers krijg je inzicht in de financiële positie van een potentiële klant. We leven nu eenmaal in een wereld waarin we niet zomaar iemand kunnen vertrouwen op basis van mooie woorden of een vriendelijk gezicht.
Balansbescherming
Het doorlichten van een klant (ook bij bestaande klanten is dit een aanrader) biedt je meer houvast, maar geeft je nooit een absolute zekerheid. In elk bedrijf kan zich immers een situatie voordoen die voor acute financiële problemen zorgt. Dergelijke omstandigheden zijn meestal niet goed te voorspellen en dus is het ook heel goed denkbaar dat een jarenlange trouwe klant opeens zijn rekeningen niet meer kan voldoen. Daardoor blijft de leverende partij zitten met een openstaande factuur in de administratie. Als die vordering geheel of gedeeltelijk oninbaar wordt, heeft dat gevolgen voor de balans. Je moet de openstaande vordering in dat geval afwaarderen of als verlies verwerken, waardoor het eigen vermogen daalt. Met een kredietverzekering zorg je in feite voor balansbescherming. Als een schadegeval onder de polisvoorwaarden valt, vergoedt de verzekeraar een deel van de geleden schade en blijven de financiële consequenties beperkt.
Snel handelen voorkomt grotere problemen
Bij debiteurenbeheer is snelheid belangrijk. Hoe langer een factuur onbetaald blijft, hoe groter het risico dat de betalingsachterstand oploopt en uiteindelijk moeilijker te incasseren is. Door kort na het verstrijken van de betalingstermijn contact op te nemen, kun je achterhalen wat er speelt. Misschien is er sprake van een vergissing, maar mogelijk zijn er financiële problemen. Vroegtijdig signaleren voorkomt grotere schade.
