Je hoort de term “proforma factuur” vaak bij offertes of internationale bestellingen, maar wat betekent het precies?
Een proforma factuur lijkt op een gewone factuur, maar is dat eigenlijk niet. Het is een voorlopige factuur, die vooral bedoeld is om klanten te informeren over kosten of om goederen over de grens te kunnen verzenden.
Hier leggen we duidelijk uit wat een proforma factuur is, wanneer je deze gebruikt, wat het verschil is met een gewone factuur en wat erop moet staan.
Wat is een proforma factuur?
Een proforma factuur is een voorlopige of niet-definitieve factuur. Het is géén echte betalingsverplichting, maar een soort prijsopgave in factuurvorm.
Bedrijven gebruiken een proforma factuur meestal om:
- een klant te laten zien wat de kosten worden;
- goederen te versturen naar het buitenland;
- een import- of exportdocument te leveren bij de douane;
- vooruitbetaling aan te vragen voordat de echte factuur komt.
Kortom: een proforma factuur is een informerende factuur, niet de officiële rekening die je in je boekhouding verwerkt.
Wanneer gebruik je een proforma factuur?
Een proforma factuur komt goed van pas in verschillende situaties. Hier zijn de meest voorkomende:
1. Bij een offerte of prijsopgave
Je wilt een klant laten zien wat iets gaat kosten, maar er is nog niets geleverd.
Een proforma factuur geeft dan een realistisch beeld van de prijs, inclusief btw en verzendkosten.
2. Bij internationale verzending
De douane vraagt vaak om een proforma factuur om te weten wat de goederen waard zijn.
Zonder dit document kun je problemen krijgen bij de invoer of uitvoer van producten.
3. Voor een vooruitbetaling
Soms wil een bedrijf eerst geld ontvangen voordat het levert. De proforma factuur fungeert dan als betaalverzoek. Zodra de klant betaalt, volgt de officiële factuur.
Wat is het verschil tussen een proforma factuur en een gewone factuur?
Het verschil zit vooral in de juridische waarde en de boekhouding.
| Kenmerk | Proforma factuur | Gewone factuur |
|---|---|---|
| Functie | Voorlopige kostenopgave | Officiële betalingsverplichting |
| Boekhouding | Wordt niet verwerkt | Moet in administratie staan |
| Btw | Vermeld ter indicatie | Wordt officieel afgedragen |
| Gebruik | Voor offerte, douane of vooruitbetaling | Na levering of dienst |
👉 Belangrijk: een proforma factuur vervangt nooit een echte factuur.
Zodra de levering heeft plaatsgevonden, moet je altijd een definitieve factuur sturen.
Wat moet er op een proforma factuur staan?
Hoewel het geen officiële factuur is, hoort een proforma factuur er wél professioneel uit te zien.
Zorg dat de volgende gegevens erop staan:
- De vermelding “Proforma factuur” bovenaan
- De datum van opmaak
- Je bedrijfsnaam en adres
- De naam en het adres van de klant
- Een beschrijving van de producten of diensten
- Het totaalbedrag, inclusief btw (indien van toepassing)
- Eventuele verzendkosten
- Betaalgegevens (bijvoorbeeld IBAN of betalingsverzoek)
Tip: gebruik voor duidelijkheid een eigen factuurnummer, maar voorkom verwarring met echte factuurnummers uit je administratie.
Voorbeeld van een proforma factuur
Hieronder een eenvoudig voorbeeld van hoe een proforma factuur eruit kan zien:
Proforma factuur
Bedrijf: OfficeTown BV
Adres: Marktstraat 10, 1234 AB Amsterdam
Datum: 8 oktober 2025
Aan:
Jansen Import
Boterstraat 25
1000 Brussel, België
| Omschrijving | Aantal | Prijs | Totaal |
|---|---|---|---|
| Ergonomische bureaustoel | 2 | €249,00 | €498,00 |
| Verzendkosten | 1 | €25,00 | €25,00 |
| Totaal excl. btw | €523,00 |
Deze proforma factuur dient uitsluitend ter informatie en is geen officiële betalingsverplichting.
Is een proforma factuur verplicht?
Nee, een proforma factuur is niet verplicht in Nederland. Toch kan het handig of zelfs noodzakelijk zijn, vooral bij internationale handel.
De douane vraagt in veel landen om een proforma factuur als bewijs van de waarde van goederen.
Voor binnenlandse klanten is het optioneel, maar het kan helpen om duidelijkheid te geven vóórdat je levert of factureert.
Handig hulpmiddel vóór de echte factuur
Een proforma factuur is een handig hulpmiddel om vooraf duidelijkheid te geven over prijzen of om goederen te verzenden.
Het is geen officiële factuur, maar een voorbereidende stap richting de echte rekening.
Gebruik een proforma factuur dus bij offertes, exportzendingen of wanneer je vooruitbetaling vraagt. Vergeet niet om later altijd een definitieve factuur te sturen voor je administratie en btw.
Tip: gebruik een professioneel factuursjabloon zodat jouw proforma facturen er betrouwbaar en overzichtelijk uitzien.