Exact Online is een van de populairste boekhoudprogramma’s in Nederland. Ondernemers, zzp’ers en accountants gebruiken het dagelijks om hun administratie overzichtelijk, veilig en digitaal te beheren.
Ben je nieuw met Exact Online? Dan kan de eerste keer best even wennen zijn. Hier leer je stap voor stap hoe je begint met Exact Online, wat de belangrijkste functies zijn en hoe je de eerste administratie opzet. Ook voor mensen die geen boekhouder zijn.
💡 Wat is Exact Online eigenlijk?
Exact Online is een cloudgebaseerd boekhoudprogramma. Dat betekent dat je werkt via internet, zonder software te hoeven installeren. Alles staat veilig opgeslagen in de cloud, zodat je altijd en overal kunt inloggen.
Met Exact Online kun je onder andere:
- 📊 Je boekhouding bijhouden
- 🧾 Facturen maken en versturen
- 💳 Banktransacties automatisch koppelen
- 🧮 Btw-aangiftes doen
- 👥 Samenwerken met je boekhouder
👉 Handig: je kunt het programma op elk moment gebruiken via exactonline.nl of via de mobiele app.
🧭 Stap 1: Een account aanmaken en inloggen
Om te starten met Exact Online, heb je een account nodig. Je kunt dat eenvoudig aanmaken via de website.
Zo doe je dat:
- Ga naar https://www.exact.com/nl
- Klik op Gratis proberen of Inloggen
- Vul je gegevens in (naam, e-mailadres, wachtwoord)
- Bevestig je e-mailadres via de link in de mail
Daarna kun je kiezen welk pakket je wilt gebruiken, bijvoorbeeld Boekhouden Essentials voor starters.
👉 Tip: gebruik de gratis proefperiode van 30 dagen om te oefenen zonder verplichtingen.
💰 Stap 2: Je administratie instellen
Na het inloggen maak je je eerste administratie aan. Dat is de digitale omgeving waarin je je boekhouding bijhoudt.
Belangrijke instellingen:
- 💼 Bedrijfsgegevens (naam, KvK-nummer, btw-nummer)
- 📅 Boekjaar en startdatum
- 💳 Bankrekening koppelen
- 🧾 Grootboekrekeningen controleren (wordt automatisch aangemaakt)
👉 Dit klinkt technisch, maar Exact Online helpt je stap voor stap met invulvelden en voorbeelden.
🧾 Stap 3: Facturen en offertes maken
Facturen aanmaken in Exact Online is eenvoudig.
Zo werkt het:
- Klik in het menu op Verkoop → Facturen
- Kies Nieuwe factuur
- Vul de klantgegevens en bedragen in
- Verstuur de factuur direct via e-mail (in PDF)
Je kunt ook offertes maken en die later omzetten naar een factuur.
👉 Exact bewaart automatisch al je facturen en koppelt ze aan betalingen zodra de banktransactie binnenkomt.
💳 Stap 4: Bankkoppeling instellen
Exact Online kan rechtstreeks verbinding maken met je bank. Zo worden transacties automatisch ingelezen, en hoef je ze niet meer handmatig over te typen.
Koppelingen zijn mogelijk met:
- ING
- Rabobank
- ABN AMRO
- Knab
- Bunq
Voordelen:
- Minder kans op fouten
- Sneller afletteren van betalingen
- Automatische btw-aangifte mogelijk
👉 De koppeling is veilig: je moet de verbinding altijd zelf bevestigen via je bankomgeving.
🧮 Stap 5: Je eerste boekingen doen
Boekhouden klinkt ingewikkeld, maar Exact Online maakt het overzichtelijk. Je kunt eenvoudig inkomsten en uitgaven invoeren via:
- 💸 Bankmutaties
- 📦 Inkoopboek
- 💼 Verkoopboek
Exact herkent facturen automatisch (via Scan & Herken) en koppelt ze aan de juiste posten.
👉 Zo houd je je administratie bij zonder boekhoudkennis.
📅 Stap 6: Btw-aangifte doen
Met één druk op de knop kun je in Exact Online je btw-aangifte voorbereiden en indienen.
Zo werkt het:
- Ga naar Btw → Aangifte
- Controleer de bedragen
- Verstuur de aangifte direct naar de Belastingdienst
- Sla het overzicht op als pdf
👉 Exact berekent automatisch wat je moet betalen of terugkrijgen.
📊 Stap 7: Rapportages en overzicht
Een groot voordeel van Exact Online is het inzicht in je cijfers. Je kunt realtime rapporten bekijken over:
- Winst en verlies
- Omzet per maand
- Openstaande facturen
- Btw-overzicht
👉 Dit helpt je beter te plannen en beslissingen te nemen op basis van actuele informatie.
🧩 Handige functies voor beginners
- 📲 Mobiele app: upload bonnetjes, bekijk facturen en volg betalingen
- 🧾 Scan & Herken: upload facturen en laat ze automatisch inboeken
- 👥 Samenwerken met je boekhouder: geef je accountant toegang tot je administratie
- 🔔 Meldingen en herinneringen: ontvang waarschuwingen bij openstaande posten of aangiftes
💬 Veelgemaakte fouten van beginners (en hoe je ze voorkomt)
| Fout | Gevolg | Oplossing |
|---|---|---|
| Facturen niet koppelen aan betalingen | Onvolledige boekhouding | Gebruik de bankkoppeling |
| Btw-tarieven verkeerd instellen | Foutieve aangifte | Controleer btw-tabel in instellingen |
| Te laat met aangifte | Boete of rente | Zet herinneringen aan in Exact |
| Handmatig boekingen invoeren | Meer kans op fouten | Gebruik Scan & Herken of automatische koppeling |
👉 Door de ingebouwde waarschuwingen helpt Exact beginners deze fouten te vermijden.
💡 Tips om sneller vertrouwd te raken met Exact Online
- Bekijk de handleidingen in het helpcentrum – via het vraagtekenicoon in Exact.
- Gebruik de demo-administratie om te oefenen zonder risico.
- Koppel je accountant zodat die kan meekijken en advies kan geven.
- Werk wekelijks bij, zodat je administratie altijd up-to-date blijft.
🧠 Boekhouden wordt makkelijk met Exact Online
Exact Online is een krachtige, gebruiksvriendelijke tool voor ondernemers die hun administratie professioneel willen aanpakken. Met functies als facturatie, bankkoppelingen en btw-aangiftes bespaar je tijd en voorkom je fouten.
Met Exact Online doe je als beginner moeiteloos je boekhouding. Veilig in de cloud, overzichtelijk én altijd up-to-date.