Binnen veel bedrijven gaat ongemerkt behoorlijk wat tijd zitten in terugkerende werkzaamheden. Denk aan het verwerken van facturen of het bijhouden van de voorraad. Het zijn taken die noodzakelijk zijn, maar waarvoor lang niet altijd handmatig werk nodig is. Automatisering kan helpen om een deel van deze werkzaamheden uit handen te nemen. Het is vooral interessant om te kijken naar taken die vaak terugkomen en die via een vaste routine verlopen. Maar waar kun je dan beginnen?
Financiële administratie en facturatie
De financiële administratie is een logisch voorbeeld. Het aanmaken, versturen, controleren en verwerken van facturen kan behoorlijk wat tijd kosten, zeker wanneer het aantal klanten en bestellingen groeit. Een deel van deze werkzaamheden kan tegenwoordig automatisch verlopen. Zo kan een factuur direct worden aangemaakt nadat een bestelling is verwerkt en vervolgens automatisch naar de klant worden verstuurd. Ook betalingen kunnen aan openstaande facturen worden gekoppeld. Is er na enige tijd nog geen betaling binnen gekomen? Dan kan het systeem automatisch een herinnering versturen. Daarmee verdwijnt niet al het werk van de financiële afdeling. Afwijkingen, vragen van klanten en bijzondere situaties blijven menselijke aandacht vragen.
Voorraadbeheer en inkoop
Voor bedrijven die met fysieke producten werken, is een actuele voorraad belangrijk. Toch ontstaat juist hier gemakkelijk een verschil tussen wat er volgens het systeem aanwezig is en wat daadwerkelijk in het magazijn ligt. Door verkoop, voorraad en inkoop met elkaar te verbinden, kunnen veel handmatige stappen worden voorkomen. Na een bestelling kan de voorraad bijvoorbeeld automatisch worden aangepast. Komt een artikel onder een vooraf ingesteld minimum? Dan kan er een melding worden gegeven of een inkoopvoorstel worden klaargezet. Voor webshops is zo’n koppeling extra interessant. Wanneer de webshop en bedrijfssoftware gegevens met elkaar uitwisselen, hoeven orders en voorraadmutaties niet steeds handmatig van het ene naar het andere systeem te worden overgezet. Met een Exact Online webshop kunnen bijvoorbeeld verkoop, voorraad en administratie aan elkaar worden gekoppeld.
Klantcommunicatie en opvolging
Niet iedere mail naar een klant hoeft afzonderlijk geschreven en verstuurd te worden. Veel communicatie volgt namelijk op een herkenbare gebeurtenis. Iemand plaatst een bestelling, vraagt een offerte aan of heeft al een tijdje niets meer besteld. Op zulke momenten kan automatische communicatie handig zijn. Denk aan een orderbevestiging, verzendbericht, herinnering voor een openstaande offerte of een mail waarin na een aankoop om feedback wordt gevraagd. Personalisatie kan daarbij helpen. Een zakelijke klant die regelmatig dezelfde producten bestelt, heeft waarschijnlijk behoefte aan andere informatie dan iemand die voor het eerst een bestelling plaatst.
Rapportages en inzicht in bedrijfsgegevens
Ook rapportages kosten binnen organisaties vaak meer tijd dan nodig. Gegevens worden uit verschillende programma’s gehaald, in een spreadsheet gezet en vervolgens handmatig verwerkt tot een overzicht. Wanneer systemen goed met elkaar samenwerken, wordt het een stuk eenvoudiger om actuele bedrijfsgegevens te verzamelen en te gebruiken voor rapportages. Daarbij speelt niet alleen rapportagesoftware een rol. Ook de manier waarop gegevens tussen verschillende bedrijfssystemen worden uitgewisseld is belangrijk. Een Exact Globe webshop kan bijvoorbeeld worden gekoppeld aan het achterliggende ERP-systeem, zodat onder andere orders, voorraden, prijzen en klantgegevens automatisch worden uitgewisseld. Hierdoor hoeven gegevens uit de webshop niet telkens handmatig te worden overgenomen en blijven verschillende onderdelen van de organisatie beter op elkaar aangesloten.
