Online vergaderen is niet meer weg te denken uit het moderne kantoorleven. Met Microsoft Teams kun je eenvoudig met collega’s, klanten of studenten overleggen.
Toch gebruiken veel mensen slechts een klein deel van wat Teams te bieden heeft. Ontdek hier de belangrijkste functies, slimme tips en verborgen geheimen om te vergaderen als een echte pro.
💡 Waarom vergaderen met Microsoft Teams?
Microsoft Teams is een complete tool voor online communicatie en samenwerking. Het biedt alles wat je nodig hebt voor professionele vergaderingen:
- 🎥 Videogesprekken met hoge kwaliteit
- 💬 Chat en bestandsdeling tijdens meetings
- 📅 Directe koppeling met je Outlook-agenda
- 🧩 Integraties met tools zoals OneNote, PowerPoint en Planner
👉 Of het nu gaat om een teamoverleg, sollicitatiegesprek of webinar: Teams maakt het makkelijk, overzichtelijk en veilig.
🧭 Stap 1: Een vergadering plannen
Je kunt een Teams-vergadering op drie manieren aanmaken: via Teams zelf, via Outlook of via een koppeling.
🔹 Vergadering plannen in Teams
- Klik links in Teams op Agenda
- Kies Nieuwe vergadering
- Vul titel, datum, tijd en deelnemers in
- Voeg eventueel een beschrijving toe
- Klik op Opslaan
Deelnemers ontvangen automatisch een uitnodiging met een deellink voor de vergadering.
👉 Tip: zet de vergadering op herhalen voor wekelijkse teammeetings.
💻 Stap 2: Deelnemen aan een vergadering
Je kunt deelnemen via:
- De Teams-app (aanbevolen voor volledige functies)
- De browser (https://teams.microsoft.com)
- De mobiele app (voor onderweg)
Zo doe je dat:
- Klik op de link in je e-mail of agenda
- Kies “Deelnemen via Teams”
- Controleer je camera, microfoon en achtergrond
- Klik op Deelnemen nu
👉 Tip: zet bij binnenkomst je microfoon uit om ruis te voorkomen.
🎥 Handige vergaderfuncties die je moet kennen
Microsoft Teams heeft veel meer functies dan alleen beeld en geluid. Hieronder vind je de belangrijkste die elke gebruiker zou moeten kennen.
📺 1. Achtergrond vervagen of aanpassen
Wil je je omgeving niet laten zien?
Klik op de drie puntjes (•••) → Achtergrond-effecten → kies Vervagen of een eigen afbeelding.
👉 Handig voor thuiswerkers of drukke kantoorruimtes.
🗣️ 2. Live ondertiteling
Teams kan gesproken tekst automatisch omzetten in ondertiteling — handig bij lawaai of als iemand slechter hoort. Activeer dit via Meer acties → Ondertiteling inschakelen.
🧑💻 3. Scherm delen
Gebruik Deel inhoud (icoontje van een scherm met pijl) om je beeld te delen. Je kunt kiezen tussen:
- Hele scherm
- Een specifiek venster (bijv. PowerPoint)
- Een browser-tabblad
👉 Tip: gebruik “PowerPoint Live” om zelf te bladeren zonder dat anderen je muis zien.
📋 4. Opname en transcriptie
Je kunt vergaderingen opnemen zodat collega’s later kunnen terugkijken.
- Klik op Meer acties → Opname starten
- De opname wordt automatisch opgeslagen in OneDrive of SharePoint
👉 Sinds 2024 maakt Teams ook automatische transcripties, zodat je makkelijk terugleest wat besproken is.
👥 5. Breakout Rooms (subgroepen)
Met Breakout Rooms kun je deelnemers opdelen in kleinere groepjes, ideaal voor trainingen of brainstorms.
Zo doe je dat:
- Klik op Breakout Rooms
- Kies het aantal kamers
- Wijs deelnemers toe
- Start de sessies
👉 Als organisator kun je tussen kamers wisselen en berichten sturen.
🎤 6. Hand opsteken & emoji’s
Laat zien dat je iets wilt zeggen zonder te storen: klik op ✋ Hand opsteken. Je kunt ook emoji’s gebruiken (👍 👏 ❤️) voor snelle feedback.
👉 Zo blijft de meeting interactief en overzichtelijk.
📊 7. Whiteboard
Gebruik het Microsoft Whiteboard om samen te brainstormen of ideeën te tekenen. Je vindt het via Deel inhoud → Microsoft Whiteboard.
👉 Ideaal voor creatieve sessies of visuele uitleg.
💬 Tips voor professionele Teams-vergaderingen
Wil je echt opvallen als georganiseerde deelnemer of host? Gebruik deze praktische tips:
💡 1. Bereid je goed voor
- Controleer je camera en microfoon vooraf
- Sluit onnodige tabbladen en meldingen af
- Open de bestanden die je wilt delen al van tevoren
🧑💼 2. Start op tijd en wees kort
Begin 5 minuten eerder, zodat deelnemers niet hoeven te wachten. Houd de meeting strak en respecteer de eindtijd.
🧩 3. Gebruik de chat slim
Gebruik de chat om:
- Vragen te stellen zonder te onderbreken
- Bestanden of links te delen
- Belangrijke besluiten te noteren
👉 Na afloop blijft de chat bewaard in het kanaal.
🔕 4. Schakel meldingen uit tijdens de vergadering
Ga naar Instellingen → Meldingen → Niet storen, zodat er geen afleidende pop-ups verschijnen.
🪄 5. Gebruik sneltoetsen
- 🎙️ Ctrl + Shift + M = microfoon dempen
- 🎥 Ctrl + Shift + O = camera aan/uit
- 💬 Ctrl + Shift + C = chat openen
- 📺 Ctrl + Shift + E = scherm delen
👉 Deze toetsencombinaties maken je veel sneller in meetings.
⚙️ Geheime functies die weinig mensen kennen
💬 Vergadernotities – maak gedeelde notities tijdens het gesprek.
📅 Follow-up plannen – plan direct vanuit de meeting een vervolgafspraak.
📋 Polls integreren – gebruik Forms om snel een mening te peilen.
📁 Deel opnames automatisch – stuur de opname direct naar deelnemers via de chat.
💡 Veelvoorkomende problemen (en oplossingen)
| Probleem | Oplossing |
|---|---|
| Geen geluid | Controleer instellingen → Apparaatinstellingen → Microfoon |
| Slecht beeld | Zet cameraresolutie lager of gebruik bekabelde verbinding |
| Vergadering loopt vast | Sluit andere apps, herstart Teams |
| Kan niet delen | Controleer machtigingen bij IT-afdeling of gebruik webversie |
🧩 Met de juiste functies vergader je als een pro
Microsoft Teams is veel meer dan een videobelprogramma. Met functies als scherm delen, breakout rooms en live transcriptie kun je professioneel en efficiënt vergaderen.
Bereid je goed voor en gebruik de slimme functies. Zo verlopen je vergaderingen soepeler, korter en effectiever.