Vacatures blijven openstaan, HR komt tijd tekort en leidinggevenden vragen wanneer er eindelijk iemand begint. Een extra recruiter lijkt dan een logische oplossing. Maar extra capaciteit helpt vooral als duidelijk is welk werk moet worden overgenomen. Soms zit het knelpunt ergens anders.
Breng het werk achter de vacature in kaart
Een vacature invullen bestaat uit meer dan kandidaten spreken. Er moet een functieprofiel komen, een aantrekkelijk werkgeversverhaal, zichtbaarheid bij de juiste doelgroep en een manier om eenvoudig te reageren. Daarna volgen screening, gesprekken, terugkoppeling en een aanbod.
In de praktijk liggen die taken verspreid. HR schrijft de vacaturetekst, marketing maakt een afbeelding en de leidinggevende beoordeelt de reacties. Iedereen draagt iets bij, maar wie bewaakt de voortgang van het geheel?
Voordat je iemand aanneemt om het drukke team te ontlasten, is het verstandig die taakverdeling zichtbaar te maken. Welke werkzaamheden blijven liggen? Waar moeten collega’s op elkaar wachten? En welke expertise ontbreekt?
Meer capaciteit of andere expertise?
Stel dat een recruiter voldoende tijd heeft voor gesprekken, maar nauwelijks geschikte reacties ontvangt. Een tweede recruiter krijgt dan waarschijnlijk hetzelfde probleem. De organisatie moet eerst onderzoeken of de doelgroep wordt bereikt en of het aanbod aantrekkelijk genoeg is.
Het omgekeerde komt ook voor. Campagnes leveren reacties op, maar niemand heeft tijd om kandidaten te bellen. Dan ligt de eerste verbetering juist bij screening en opvolging.
Maak daarom onderscheid tussen drie vragen:
- Capaciteit: zijn er voldoende uren om het werk uit te voeren?
- Expertise: weten mensen hoe ze de benodigde kandidaten kunnen bereiken en overtuigen?
- Organisatie: zijn verantwoordelijkheden, overdrachten en beslismomenten duidelijk?
Die vragen kunnen verschillende oplossingen opleveren. Extra handen, een specialist of een andere werkafspraak zijn niet onderling uitwisselbaar.
Kijk naar het team dat je nodig hebt
Een recruiter hoeft geen videomaker, advertentiespecialist en funnelbouwer tegelijk te zijn. Toch verwachten werkgevers soms dat één nieuwe collega al die onderdelen van de werving gaat verbeteren.
Bepaal daarom welke combinatie van vaardigheden nodig is. Voor sommige organisaties volstaat een recruiter met ondersteuning vanuit marketing. Andere werkgevers hebben behoefte aan een partner die meerdere disciplines meebrengt.
Een voorbeeld is SocialFind, dat als extern recruitmentteam onder de naam van de werkgever werkt. Strategie, content, campagnes, actieve kandidaatbenadering, screening en opvolging worden binnen één samenwerking georganiseerd. Dat kan naast een eigen recruitmentteam of voor werkgevers die deze capaciteit niet intern hebben.
Het belangrijkste is dat de gekozen ondersteuning aansluit op het vastgestelde knelpunt. Zo blijft helder waarvoor het eigen team verantwoordelijk is en welk werk wordt overgenomen.
Maak tijd vrij bij de leidinggevende
Ook een goed georganiseerd recruitmentteam kan vastlopen wanneer een leidinggevende geen tijd heeft om kandidaten te beoordelen. Een geschikte sollicitant wacht dan op een besluit, terwijl de recruiter blijft nabellen.
Plan daarom vooraf ruimte voor kennismakingsgesprekken. Spreek af wie feedback geeft en binnen welke termijn. Maak ook duidelijk wie mag beslissen over het aanbod en welke arbeidsvoorwaarden bespreekbaar zijn.
Dat voorkomt dat iedere kandidaat opnieuw een intern afstemmingstraject veroorzaakt. De uiteindelijke keuze blijft bij de werkgever, maar de voorbereiding hoeft niet telkens opnieuw te beginnen.
Vergelijk de volledige investering
Bij de afweging tussen zelf organiseren en externe ondersteuning hoort meer dan een vergelijking van salaris en maandtarief. Neem ook werkgeverslasten, software, advertentiebudget, contentproductie, inwerktijd en begeleiding mee.
Vergelijk vervolgens dezelfde werkzaamheden. Een losse campagne biedt andere ondersteuning dan een recruiter die kandidaten spreekt. En een extra recruiter beschikt niet automatisch over eigen mediabudget of creatieve ondersteuning.
Wie overweegt om recruitment uit te besteden, kan daarom het beste eerst vastleggen welke onderdelen intern goed lopen en welke ondersteuning nodig is. Vraag aanbieders vervolgens concreet wat zij overnemen, welke kosten zijn inbegrepen en wat ze van het eigen team verwachten.
Begin met de laatste vijf vacatures
Een bruikbare eerste stap hoeft niet ingewikkeld te zijn. Bekijk de laatste vijf vacatures en noteer per functie waar de meeste tijd verloren ging.
Waren er te weinig geschikte reacties? Duurde de eerste terugkoppeling lang? Bleven gesprekken liggen? Of werden aanbiedingen afgewezen?
Bespreek die uitkomsten met HR en de betrokken leidinggevenden. Dan kun je onderbouwd bepalen of een extra recruiter de juiste investering is, of dat de werving eerst iets anders nodig heeft.
