Veel teams gebruiken Asana om hun projecten te plannen, maar nog niet iedereen haalt alles uit de tool.
Wist je dat Asana veel taken automatisch voor je kan doen? Door slimme automatiseringen in te stellen, hoef je minder handmatig werk te doen en blijft je planning altijd up-to-date.
Hier leggen we stap voor stap uit hoe je in Asana kunt automatiseren met regels, integraties en workflows. Handig voor iedereen die tijd wil besparen en zijn projecten nog overzichtelijker wil maken.
Moet je nog beginnen met Asana? – Lees hier hoe je stap voor stap kan beginnen aan Asana
⚙️ Wat betekent automatiseren in Asana precies?
Automatiseren betekent dat Asana bepaalde acties automatisch uitvoert, zonder dat jij of je collega’s iets hoeven te doen.
Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat:
- Een taak automatisch naar “Klaar” verplaatst wordt zodra deze voltooid is
- Een melding wordt gestuurd als een deadline nadert
- Nieuwe taken automatisch toegewezen worden aan de juiste persoon
Met automatisering bespaar je tijd, voorkom je fouten en zorg je ervoor dat iedereen op de hoogte blijft, zonder handmatig beheer.
🔁 Stap 1: Slimme regels instellen in je projecten
De eenvoudigste manier om te automatiseren in Asana is met regels.
Regels werken volgens het principe: “Als dit gebeurt, dan doe dat.”
Voorbeelden van veelgebruikte regels:
- Als een taak wordt voltooid → verplaats deze naar de kolom “Afgerond”
- Als een nieuwe taak wordt aangemaakt → wijs deze automatisch toe aan [naam collega]
- Als de deadline is overschreden → stuur een melding naar het teamkanaal
Zo stel je een regel in:
- Open een project in Asana.
- Klik op het tabblad Automatisering of op het ⚙️-icoon rechtsboven.
- Kies “Regel toevoegen”.
- Selecteer de gewenste trigger (bijv. “Taak voltooid”) en actie (bijv. “Verplaats naar kolom”).
- Sla de regel op — klaar!
Je kunt meerdere regels combineren om een volledige workflow te creëren.
🔗 Stap 2: Koppel Asana met andere tools via integraties
Asana werkt niet op zichzelf. Het kan gekoppeld worden aan tientallen andere programma’s die je al gebruikt. Deze integraties zorgen ervoor dat je werk soepel doorloopt tussen verschillende apps.
Populaire integraties zijn onder andere:
- Slack of Microsoft Teams: ontvang meldingen of voeg taken toe via chat
- Google Drive of Dropbox: voeg bestanden toe zonder te uploaden
- Outlook of Gmail: maak direct vanuit je e-mail een nieuwe taak aan
- Zoom of Google Meet: koppel vergaderingen aan projecten
- Zapier: verbind Asana met honderden andere tools (zoals Notion, Airtable of HubSpot)
Met integraties hoef je minder te schakelen tussen programma’s. Asana houdt al je informatie bij elkaar.
🔄 Stap 3: Bouw je eigen workflow in Asana
Een workflow is een vaste manier waarop een taak van begin tot eind door het team beweegt.
Met automatiseringen kun je je workflow volledig aanpassen aan hoe jouw organisatie werkt.
Een voorbeeld van een eenvoudige workflow:
- Nieuwe taak komt binnen in kolom “Nieuw”
- Regel 1: taak wordt automatisch toegewezen aan het juiste teamlid
- Regel 2: taak verplaatst naar “Bezig” zodra het werk start
- Regel 3: na voltooiing gaat de taak automatisch naar “Afgerond”
- Regel 4: team krijgt een melding dat de taak klaar is
Zo weet iedereen precies in welke fase het werk zich bevindt, zonder extra administratie.
🤖 Extra: Automatiseren met AI in Asana
Sinds kort heeft Asana ook AI-functies (kunstmatige intelligentie) die helpen om taken te analyseren en workflows te verbeteren.
De AI kan bijvoorbeeld:
- Automatisch samenvattingen van projecten maken
- Suggesties geven voor volgende stappen
- Deadlines inschatten op basis van eerdere taken
Deze functies zijn nog in ontwikkeling, maar ze maken Asana steeds slimmer en gebruiksvriendelijker.
💡 Tips om te starten met automatiseren in Asana
- Begin klein met één of twee regels per project
- Test je automatisering eerst voordat je ze op alle projecten toepast
- Houd de automatiseringen overzichtelijk. Te veel regels kunnen elkaar in de weg zitten
- Gebruik integraties alleen als ze echt iets toevoegen aan je workflow
Zo houd je de controle, maar profiteer je wél van de voordelen van automatisering.
Laat Asana het werk voor je doen
Met automatisering in Asana maak je je werkdag een stuk efficiënter.
Regels zorgen ervoor dat taken vanzelf op de juiste plek komen, integraties verbinden je favoriete tools, en slimme workflows houden alles in beweging.
Door deze functies goed te gebruiken, bespaar je tijd, voorkom je misverstanden en houd je meer ruimte over voor het echte werk.
Richt slimme regels in, verbind je tools en laat Asana de rest doen.