Voordat je als ondernemer tijd in een subsidieaanvraag steekt, wil je één ding weten: weegt de opbrengst op tegen het gedoe? Voor de bekendste regelingen voor innovatie en scholing is het antwoord meestal ja, maar alleen als je vooraf snapt waar het werk zit. De aanvraag zelf is namelijk zelden het probleem. De onderbouwing eromheen wel.
Het formulier is niet de kostenpost, de onderbouwing is dat
De werkelijke inspanning van een subsidieaanvraag zit in het vertalen van je plannen naar de taal van de regeling. Neem de WBSO, de regeling die de loonkosten van eigen ontwikkelwerk verlaagt. Je moet daarvoor aantonen dat je iets technisch nieuws ontwikkelt. Dat vraagt een projectbeschrijving die de beoordelaar overtuigt. Een te vage beschrijving leidt tot vragen of een afwijzing, en dan ben je verder van huis.
Daar komt de administratie na toekenning bij. Bij de WBSO houd je bijvoorbeeld per medewerker de ontwikkeluren bij. Wie dat niet vanaf dag één inregelt, moet bij een controle achteraf reconstrueren wat er is gebeurd. Dat kost meer tijd dan het vooraf goed opzetten ooit had gekost.
Waarom de ene aanvraag zwaarder is dan de andere
De inspanning verschilt flink per situatie. Drie factoren bepalen het grootste deel:
- De regeling zelf. De SLIM-regeling, een subsidie voor leren en ontwikkelen in het mkb, vraagt een ander soort onderbouwing dan de WBSO. Hier draait het om een opleidingsplan in plaats van om technische nieuwheid.
- Hoe scherp je project al op papier staat. Heb je een heldere roadmap met afgebakende ontwikkeldoelen, dan is de vertaalslag klein. Leeft het plan vooral in de hoofden, dan begint het werk bij het opschrijven.
- Je bestaande administratie. Een urenregistratie die al per project loopt, scheelt veel inrichtingswerk.
Een eerste aanvraag is daarnaast doorgaans zwaarder dan een vervolgaanvraag. Je leert de systematiek kennen en bouwt een format op dat je kunt hergebruiken. De investering van de eerste keer betaalt zich dus uit over meerdere rondes.
Waar je terecht op bespaart en waar juist niet
Besparen op externe hulp kan verstandig zijn als je project eenvoudig is en je al ervaring hebt met de regeling. Dan is zelf aanvragen een reële optie en houd je de volledige subsidie over.
Bezuinigen op de kwaliteit van de onderbouwing is daarentegen de verkeerde besparing. Een afgewezen of te laag toegekende aanvraag kost je al snel meer dan de begeleiding zelf. Specialisten zoals Leap weten wat beoordelaars willen zien en halen vaak meer subsidiabele uren of kosten uit hetzelfde project, simpelweg omdat ze weten wat wel en niet meetelt. Wil je bijvoorbeeld WBSO aanvragen voor een nieuw softwareplatform, dan maakt het nogal uit of je ontwikkelwerk zo is omschreven dat het volledig binnen de regeling valt. Wil je daarnaast SLIM subsidie aanvragen voor de ontwikkeling van je team, dan geldt hetzelfde: een plan dat aansluit op de beoordelingscriteria maakt het verschil tussen toekenning en afwijzing.
Let bij begeleiding op het vergoedingsmodel. Veel bureaus werken op basis van een percentage van de toegekende subsidie. Je betaalt dan alleen bij resultaat, wat het risico voor jou klein houdt.
Dit check je voordat je een adviseur kiest
Vergelijk je bureaus, kijk dan verder dan het tarief. Vraag naar het slagingspercentage bij de regeling die jij nodig hebt, want een goedkoop bureau met matige resultaten is per saldo duur. Check of het bureau je sector kent. Een adviseur die dagelijks met technologiebedrijven werkt, herkent sneller welk deel van jouw werk subsidiabel is. En vraag wat er na de toekenning gebeurt. Een partij die ook de administratie en de verantwoording begeleidt, verkleint de kans dat je bij een controle alsnog in de problemen komt.
De vraag is dus niet óf een aanvraag tijd kost, maar waar je die tijd aan besteedt. Steek die in een goede onderbouwing, of in het kiezen van iemand die dat aantoonbaar voor je kan doen.
