Een office manager speelt een belangrijke rol binnen de dagelijkse organisatie van een bedrijf. Toch blijkt het opstellen van een passend functieprofiel niet altijd eenvoudig. Veel vacatureteksten bevatten algemene omschrijvingen zoals agendabeheer, administratieve ondersteuning en het coördineren van facilitaire zaken. Maar welke werkzaamheden zijn voor de organisatie daadwerkelijk het belangrijkst?
Voor werkgevers die een office manager zoeken, begint een succesvolle invulling daarom niet bij het publiceren van een vacature, maar bij het vaststellen van de behoefte aan ondersteuning.
Breng eerst de belangrijkste werkzaamheden in kaart
Een duidelijk functieprofiel begint met de vraag welke werkzaamheden binnen de organisatie ondersteuning nodig hebben. Wat gebeurt er wanneer de huidige office manager afwezig is? Welke taken blijven liggen en waar ontstaat extra werkdruk?
Bij de ene organisatie gaat het vooral om het ondersteunen van de directie en het beheren van agenda’s. Bij een andere organisatie ligt de nadruk op financiële administratie, leverancierscontact of het organiseren van interne bijeenkomsten.
Door deze werkzaamheden vooraf in kaart te brengen, wordt duidelijk welke kennis en vaardigheden een nieuwe medewerker nodig heeft.
Een hulpmiddel bij het bepalen van prioriteiten is de Eisenhower-matrix. Hiermee kunnen werkgevers onderscheid maken tussen urgente en belangrijke werkzaamheden. Dat helpt om te bepalen waar de office manager zich in de dagelijkse praktijk op moet richten.
Niet iedere office manager heeft hetzelfde profiel
De functie van office manager is breed en verschilt per organisatie. Toch zijn er grofweg drie aandachtsgebieden te onderscheiden.
Organisatorische ondersteuning
Hierbij ligt de nadruk op agendabeheer, vergaderplanning, evenementen en de dagelijkse kantoororganisatie. Een office manager zorgt voor overzicht en ondersteunt het management bij uiteenlopende werkzaamheden.
Administratieve ondersteuning
Binnen dit profiel spelen werkzaamheden zoals factuurverwerking, contractbeheer, declaraties en inkoop een belangrijke rol. Nauwkeurigheid en ervaring met administratieve processen zijn hierbij belangrijk.
Facilitaire ondersteuning
Deze werkzaamheden richten zich op het kantoor, de werkplekken en het contact met leveranciers. Ook het coördineren van praktische zaken rondom een veilige en prettige werkomgeving kan hieronder vallen. Op het Arboportaal staat welke verantwoordelijkheden werkgevers hebben op het gebied van arbeidsomstandigheden.
In de praktijk combineren veel office managers werkzaamheden uit meerdere aandachtsgebieden. Voor werkgevers is het daarom verstandig om onderscheid te maken tussen noodzakelijke vaardigheden en aanvullende wensen.
Stel tijdens sollicitatiegesprekken de juiste vragen
Wanneer het functieprofiel duidelijk is, wordt het eenvoudiger om kandidaten te beoordelen. Daarbij zeggen praktijkvoorbeelden vaak meer dan algemene vragen over sterke en zwakke punten.
Vraag bijvoorbeeld hoe een kandidaat omgaat met meerdere leidinggevenden die tegelijkertijd ondersteuning nodig hebben. Of hoe iemand reageert wanneer een leverancier afspraken niet nakomt.
Ook de omvang en complexiteit van eerdere werkomgevingen zijn relevant. Een office manager die ervaring heeft binnen een klein kantoor, heeft mogelijk andere werkzaamheden uitgevoerd dan iemand die verantwoordelijk was voor meerdere afdelingen of vestigingen.
Door gericht te vragen naar eerdere verantwoordelijkheden, behaalde verbeteringen en zelfstandigheid ontstaat een beter beeld van de aansluiting bij de organisatie.
Zelf een office manager werven of ondersteuning inschakelen?
Werkgevers kunnen ervoor kiezen om zelfstandig een office manager te werven. Dit biedt controle over het selectieproces, maar vraagt ook tijd voor het opstellen van een vacature, beoordelen van kandidaten en voeren van gesprekken.
Een andere mogelijkheid is het inschakelen van een gespecialiseerde partij. Voor organisaties die ondersteuning zoeken bij office manager recruitment in Amsterdam, kan dit een interessante oplossing zijn. Een recruitmentpartner met kennis van office management kan helpen bij het vinden en selecteren van professionals die aansluiten bij de werkzaamheden, bedrijfscultuur en specifieke behoeften van de organisatie.
Afhankelijk van de personeelsbehoefte kunnen werkgevers daarnaast kiezen voor tijdelijke ondersteuning of detachering. Vooral wanneer snel extra capaciteit nodig is, kan een flexibele oplossing uitkomst bieden.
Vergeet het inwerktraject niet
Het vinden van een geschikte kandidaat is slechts een onderdeel van een succesvolle invulling. Ook een goede voorbereiding op de eerste werkweken is belangrijk.
Een nieuwe office manager krijgt vaak te maken met uiteenlopende systemen, leveranciers, collega’s en interne processen. Zonder duidelijke overdracht kan het tijd kosten voordat iemand zelfstandig aan de slag kan.
Werkgevers doen er daarom verstandig aan om vooraf vast te leggen welke werkzaamheden moeten worden overgenomen, wie de belangrijkste contactpersonen zijn en welke processen prioriteit hebben.
Een overzichtelijk inwerkplan helpt de nieuwe medewerker sneller vertrouwd te raken met de organisatie en verkleint de kans dat belangrijke werkzaamheden blijven liggen.
Een goede invulling begint bij duidelijke verwachtingen
Een office manager kan veel betekenen voor de structuur, efficiëntie en continuïteit binnen een organisatie. Maar om de juiste professional te vinden, moeten werkgevers eerst weten welke ondersteuning zij nodig hebben.
Een concreet functieprofiel, gerichte selectie en een zorgvuldig inwerktraject vormen daarvoor de basis. Of een organisatie nu zelfstandig werft of gebruikmaakt van gespecialiseerde ondersteuning: duidelijke verwachtingen vergroten de kans op een passende en duurzame samenwerking
