Iedereen moet weleens een afspraak afzeggen. Misschien komt er iets tussen, voel je je niet goed of verandert je planning. Toch vinden veel mensen het lastig om dat netjes en op de juiste toon te doen.
Een goed geformuleerde afzegging voorkomt misverstanden en laat zien dat je respect hebt voor de tijd van de ander. Hieronder lees je hoe je dat professioneel en vriendelijk aanpakt, met handige voorbeelden.
Waarom het belangrijk is om een afspraak goed af te zeggen
Een afspraak afzeggen lijkt klein, maar het zegt veel over hoe je met anderen omgaat. Door het op tijd en beleefd te doen, laat je zien dat je betrouwbaar bent, ook als iets niet doorgaat.
Zeker in werksituaties of bij klanten is een duidelijke en vriendelijke afzegging belangrijk. Zo houd je de relatie positief en blijft er ruimte om op een later moment een nieuwe afspraak te plannen.
Hoe zeg je een afspraak netjes af?
De basis van een nette afzegging is eenvoudig: wees eerlijk, beleefd en concreet.
- Leg kort uit waarom je niet kunt komen.
- Bied je excuses aan of toon begrip voor het ongemak.
- Stel eventueel een nieuw moment voor.
Je hoeft geen lang verhaal te schrijven, een paar zinnen zijn vaak genoeg. Vermijd vage excuses, maar houd het ook professioneel: een korte uitleg volstaat.
Voorbeelden: afspraak afzeggen per e-mail of app
Hieronder enkele voorbeelden die je direct kunt gebruiken of aanpassen.
Voorbeeld 1 – zakelijk:
Beste [naam],
Helaas moet ik onze afspraak van [datum/tijd] verplaatsen vanwege een andere verplichting.
Mijn excuses voor het ongemak. Kunnen we een nieuw moment plannen, bijvoorbeeld volgende week dinsdag of woensdag?Met vriendelijke groet,
[Jouw naam]
Voorbeeld 2 – persoonlijk:
Hoi [naam],
Sorry, maar ik moet onze afspraak van vanmiddag afzeggen. Er is iets tussengekomen.
Kunnen we binnenkort een nieuwe datum prikken?Groet,
[Jouw naam]
Voorbeeld 3 – bij ziekte:
Beste [naam],
Ik voel me vandaag niet goed en kan de afspraak helaas niet nakomen.
Zodra ik ben opgeknapt, neem ik contact op om een nieuwe datum af te spreken.Bedankt voor je begrip,
[Jouw naam]
Tips om professioneel een afspraak af te zeggen
Een afspraak afzeggen blijft vervelend, maar deze tips helpen om het goed te doen:
- Meld het op tijd. Hoe eerder je afzegt, hoe beter de ander zich kan aanpassen.
- Gebruik de juiste toon. Formeel bij werk, vriendelijk en informeel bij privé.
- Stel een alternatief voor. Zo laat je zien dat je de afspraak nog steeds waardevol vindt.
- Kies het juiste kanaal. Bij zakelijke afspraken is e-mail of telefoon het beste; bij vrienden volstaat een appje.
- Blijf beleefd. Een kort bedankje of excuus maakt een groot verschil.
Veelgemaakte fouten bij het afzeggen van afspraken
Soms gaat het mis door onduidelijkheid of verkeerde timing. Veelvoorkomende fouten zijn:
- Te laat afzeggen: dit zorgt voor irritatie of verloren tijd.
- Geen reden geven: dat komt onpersoonlijk over.
- Vergeten te bevestigen: als je een nieuw moment afspreekt, bevestig het direct.
Door deze fouten te vermijden, kom je professioneel en betrouwbaar over. Zelfs als iets niet doorgaat.
Afspraak afzeggen zonder reden: kan dat?
Soms wil of kun je geen reden geven, bijvoorbeeld bij persoonlijke omstandigheden. Dat is prima, zolang je vriendelijk en op tijd communiceert.
Een voorbeeldzin kan zijn:
Helaas moet ik onze afspraak verplaatsen. Bedankt voor je begrip, ik neem binnenkort contact op voor een nieuw moment.
Kort, beleefd en zonder uitleg. Zo behoud je privacy én respect.
Hoe een afgezegde afspraak goed afsluiten
Een afspraak afzeggen betekent niet dat de samenwerking of relatie stopt. Door te eindigen met een positieve toon, blijft de deur open.
Sluit bijvoorbeeld af met:
“Ik waardeer je begrip en hoop snel een nieuw moment te plannen.”
of
“Bedankt voor je flexibiliteit, ik kijk uit naar onze volgende afspraak.”
Zo laat je zien dat je de ander serieus neemt, ook als iets even niet lukt.
Waarom een nette afzegging vertrouwen schept
Een goed geformuleerde afzegging zorgt voor duidelijkheid en begrip. Het voorkomt irritatie en laat zien dat je professioneel en respectvol bent.
Of het nu gaat om een sollicitatiegesprek, een klantafspraak of een etentje: een duidelijke afzegging versterkt juist het vertrouwen. Mensen onthouden vooral hoe je met situaties omgaat, niet dat iets is uitgesteld.
Afspraak afzeggen op de juiste manier
Een afspraak afzeggen is nooit leuk, maar met de juiste woorden en toon laat je zien dat je betrouwbaar bent. Wees duidelijk, vriendelijk en bied ‘als het kan’ een alternatief aan.
Of je nu communiceert via e-mail, telefoon of app: een nette afzegging zorgt voor begrip én behoud van de relatie. Zo blijft de samenwerking of vriendschap prettig, ook als de planning even anders loopt.