Een kantoor werkt pas echt goed als het aansluit op de mensen die er dagelijks gebruik van maken. Dat klinkt misschien best logisch, maar in de praktijk wordt de inrichting nog vaak bepaald door vierkante meters of de beschikbare meubels. Toch heeft niet ieder team behoefte aan dezelfde omgeving. De ene afdeling overlegt veel, terwijl een andere vooral rustig en geconcentreerd wil werken. Daarom is het slim om eerst te kijken naar hoe er daadwerkelijk gewerkt wordt en hier vervolgens de kantoorindeling op aan te passen.
Begin bij de dagelijkse praktijk
Allereerst is het handig om het werkritme van het team in kaart te brengen. Hoe vaak wordt er overlegd? Werken mensen veel met twee schermen? Zijn er regelmatig videogesprekken? Zijn er medewerkers die bijna iedere dag op kantoor zijn en anderen die maar één of twee dagen komen? Praat daarom met medewerkers en kijk waar in de huidige ruimte knelpunten ontstaan. Misschien zijn er te weinig rustige plekken of staan bepaalde bureaus bijna altijd leeg.
Kies een inrichting die daarbij aansluit
Het kan ook goed zijn om een bedrijf in te schakelen die je kan helpen met de inrichting van het kantoor. Met kantoorinrichting op maat wordt de ruimte afgestemd op het werk dat er plaatsvindt. Dat kan betekenen dat sommige medewerkers een vaste werkplek nodig hebben en dat andere functies op flexwerkplekken worden geplaatst. Ook de hoeveelheid opbergruimte of het aantal overlegplekken verschilt per organisatie.
Maak verschillende soorten werk mogelijk
Op één werkdag doen mensen vaak verschillende dingen. Het ene moment moet iemand geconcentreerd aan een rapport werken en een uur later is er een overleg ingepland met een aantal collega’s. Daarom kan het handig zijn om verschillende zones te maken. Een rustige werkzone kan bijvoorbeeld bestaan uit bureaus met voldoende afstand en weinig loopverkeer. Voor overleg kun je juist een aparte hoek of kleine vergaderruimte gebruiken. Een informele zitplek werkt goed voor korte gesprekken die geen volledige vergaderkamer nodig hebben.
Let ook op licht en geluid
Meubilair krijgt meestal de meeste aandacht, maar licht en akoestiek bepalen sterk hoe prettig een werkplek voelt. Een bureau direct naast een luidruchtige overlegplek kan op papier prima passen, maar in de praktijk snel irritatie opleveren. Hetzelfde geldt voor schermen die zo staan opgesteld dat medewerkers last hebben van reflecties uit het raam. Akoestische panelen of afscheidingen kunnen soms al voldoende zijn om meer rust te creëren. Ook planten of kasten kunnen helpen om grotere ruimtes op een natuurlijke manier op te delen.
Houd rekening met hybride werken
Wanneer niet iedereen iedere dag op kantoor is, verandert ook wat je van de ruimte vraagt. Een kantoor met veel hybride medewerkers heeft bijvoorbeeld vaak minder vaste bureaus nodig, maar juist meer plekken voor overleg en videobellen. Tegelijkertijd moet voorkomen worden dat medewerkers op drukke dagen geen geschikte werkplek kunnen vinden. Kijk daarom ook zeker naar de verschillende piekmomenten.
