Als ondernemer is je agenda vaak voller dan je vooraf verwacht. Naast het uitvoeren van opdrachten ben je bezig met administratie, klantvragen, offertes en onverwachte problemen. Een afspraak bij de bank, tandarts of adviseur schiet er daardoor gemakkelijk bij in. Toch hoeft een afspraak onder werktijd niet te betekenen dat je meteen een halve werkdag verliest. Met een slimme planning kun je ruimte maken zonder dat je productiviteit daar sterk onder lijdt.
Plan afspraken op rustige momenten
Niet ieder uur van je werkdag is even waardevol. Misschien ben je ’s ochtends het meest geconcentreerd, terwijl je na de lunch vooral eenvoudige taken uitvoert. Probeer afspraken daarom in te plannen op momenten waarop je normaal gesproken minder diepgaand werk doet. Kijk ook naar de rustige dagen binnen je bedrijf. Heb je op vrijdagmiddag minder klantcontact of loopt je agenda op woensdag meestal minder snel vol? Dan zijn dat logische momenten voor afspraken buiten de deur. Zo hoef je geen tijd vrij te maken tijdens de uren waarin je normaal gesproken het meest gedaan krijgt.
Bescherm de rest van je agenda
Wanneer je een afspraak hebt ingepland, is de verleiding groot om de overgebleven ruimte op dezelfde dag volledig op te vullen. Daardoor ontstaat alsnog een gehaaste werkdag. Plan daarom liever minder taken en geef prioriteit aan één of twee belangrijke werkzaamheden. Als je een gesprek over hypotheekadvies hebt, moet je niet vergeten dat je je afspraak nog moet voorbereiden. Zo moet je bijvoorbeeld documenten verzamelen en naar de bank reizen. Houd hier rekening mee bij het plannen van je agenda voor de dag.
Bundel afspraken op één dag
Losse afspraken verspreid over de week kunnen je werkritme behoorlijk verstoren. Je bent niet alleen tijd kwijt aan het gesprek zelf, maar ook aan reizen, wachten en opnieuw opstarten. Het is daarom vaak handiger om meerdere afspraken op dezelfde ochtend of middag te plannen. Je kunt bijvoorbeeld één middag per maand vrijhouden voor persoonlijke en zakelijke afspraken. Denk aan een bezoek aan de boekhouder, een gesprek over hypotheekadvies of een afspraak bij de garage. Doordat je deze momenten bundelt, blijven de andere werkdagen beschikbaar voor klanten en werkzaamheden die volledige aandacht vragen.
Kies waar mogelijk voor een online afspraak
Niet iedere afspraak hoeft op locatie plaats te vinden. Veel adviseurs en zakelijke dienstverleners bieden tegenwoordig gesprekken via videobellen aan. Daardoor vervalt de reistijd en kun je sneller doorgaan met je werk. Een online afspraak kun je vaak gemakkelijker aan het begin of einde van de dag plannen. Zorg wel voor een rustige ruimte en blokkeer voldoende tijd in je agenda. Een videogesprek werkt alleen efficiënt wanneer je niet ondertussen telefoontjes aanneemt of andere werkzaamheden probeert af te ronden.
Werk vooraf iets vooruit
Weet je dat je later in de week een afspraak hebt? Probeer dan op een eerdere dag alvast enkele taken af te ronden. Verstuur offertes eerder, plan berichten in en handel dringende e-mails af. Zo voorkom je dat je tijdens de afspraak het gevoel hebt dat er nog te veel werk blijft liggen. Het helpt om de dag voor de afspraak een korte lijst te maken van taken die echt klaar moeten zijn. Houd deze lijst realistisch. Het doel is niet om twee werkdagen in één dag te proppen, maar om te voorkomen dat urgente werkzaamheden precies tijdens je afwezigheid aandacht vragen.
