Een Nederlands bedrijf dat zijn eerste medewerker in Antwerpen aanneemt, doet meestal wat het altijd doet. Het contract gaat als pdf naar de nieuwe collega, die tekent met een paar klikken in dezelfde ondertekentool die het hele Nederlandse team heeft gebruikt, en de eerste werkdag kan beginnen. In Nederland is daar niets mis mee. In België heb je op dat moment in de meeste gevallen geen getekend contract.
De Belgische wet stelt een elektronisch ondertekende arbeidsovereenkomst alleen gelijk aan papier als de handtekening gekwalificeerd is, dus gezet met de eID of met een app als itsme. Daar komt een eis bij die minder bekend is. Het elektronische contract moet worden bewaard bij een elektronische archiveringsdienst. Een klik in een portaal, hoe netjes de audittrail ook is, haalt die lat niet. Sinds 2018 ligt er een wet klaar die dit versoepelt, maar die treedt pas in werking na een koninklijk besluit. In 2024 klaagde het Verbond van Belgische Ondernemingen dat het daar nog altijd op wachtte, en dat het elektronische arbeidscontract buiten de uitzendsector daardoor nauwelijks van de grond komt.
De Belgische vestiging draait mee op de Nederlandse administratie
Niemand op het Nederlandse kantoor ziet dit aankomen, en dat is begrijpelijk. De Belgische vestiging begint klein, met twee of drie mensen, en de administratie draait mee op wat er in Nederland al staat. Dezelfde Excel-lijst, dezelfde ondertekentool. Voor die twee of drie mensen gelden intussen andere regels, van de opzegtermijn tot de vorm waarin een tijdelijk contract tot stand komt, en niets in die Excel-lijst maakt dat zichtbaar. Wie de Belgische vestiging vanaf dag één onderbrengt in HR-software waarin elke medewerker een land en een contractvorm heeft, ziet tenminste welke regels op wie slaan. Het document zelf moet dan nog wel getekend zijn zoals België het verlangt.
Wie het bij de Nederlandse map laat, merkt dat bij het eerste conflict. Dan blijkt het Belgische contract alleen te bestaan als de pdf die destijds via de Nederlandse tool is getekend, en de vraag wat die pdf bewijst, is precies de vraag die de werknemer gaat stellen.
Hoe een tijdelijk contract stilletjes vast wordt
Voor een vast contract valt de schade mee. Een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd komt in België ook mondeling tot stand, de handtekening is dan vooral bewijs. Bij een tijdelijk contract ligt het anders. Dat moet schriftelijk vastliggen uiterlijk op de dag dat de werknemer begint, en ontbreekt zo’n geldig stuk, dan geldt de overeenkomst vanaf de eerste werkdag als contract voor onbepaalde tijd, met de opzegtermijnen die daarbij horen. Alleen de werknemer kan zich daarop beroepen. De werkgever niet.
Reken dat even door. Je neemt iemand aan voor zes maanden, tekent digitaal zoals je in Nederland gewend bent, en na vijf maanden wil je afscheid nemen. De werknemer stapt naar de vakbond, en die wijst erop dat er nooit een geldig tijdelijk contract is geweest. Wat een aflopende afspraak leek, is een ontslag met opzegtermijn geworden.
De einddatum die in Nederland niemand in zijn agenda heeft
Hetzelfde mechanisme werkt aan het einde van een contract dat wel geldig was. Werkt iemand na de einddatum gewoon door zonder nieuw contract, dan gelden vanaf dat moment de regels van onbepaalde tijd. Voor een bedrijf met één vestiging over de grens is dat de fout die het makkelijkst gemaakt wordt. De hr-medewerker in Amersfoort heeft de Belgische einddata niet in haar hoofd, en de collega in Antwerpen ziet geen reden om te bellen, want die werkt gewoon door. Daar is het contractbeheer per medewerker voor, met een einddatum per contract en een signaal weken van tevoren, zodat je op tijd kiest tussen een nieuw schriftelijk contract en een vast dienstverband.
Mijn advies is ouderwetser dan je verwacht. Laat het Belgische contract via itsme of de eID tekenen, of print het en laat het op de eerste werkdag ondertekenen, en zet de gescande versie daarna in het dossier. Dat voelt als een stap terug voor een bedrijf dat in Nederland alles digitaal doet. Het kost een half uur op de eerste werkdag, en daarna hoort dat contract in hetzelfde dossier als de Nederlandse contracten, met de einddatum erbij.
