Trello is een populaire tool om werk en projecten overzichtelijk te organiseren. Het werkt met een simpel maar effectief systeem van borden, lijsten, kaarten en checklists.
Samen vormen die onderdelen de basis van Trello en maken ze het makkelijk om elk project stap voor stap te plannen.
In dit artikel ontdek je wat deze functies doen, hoe je ze gebruikt en hoe ze samenwerken om jou tijd te besparen.
💡 Trello in één oogopslag: hoe werkt het systeem?
Trello is gebaseerd op het Kanban-systeem, een manier om taken visueel te beheren.
Je ziet in één oogopslag wat er moet gebeuren, wat in uitvoering is en wat al klaar is.
Elk project in Trello bestaat uit een bord (board), dat je kunt opdelen in lijsten (lists). In die lijsten maak je kaarten (cards) aan, die elk een taak of idee voorstellen.
Wil je een taak nog verder opdelen? Dan gebruik je checklists binnen een kaart.
👉 Denk aan Trello als een digitaal whiteboard waarop je post-its plakt, maar dan slimmer, overzichtelijker en automatisch bijgewerkt.
🧭 Boards: de basis van elk project
Een bord is het startpunt van elk project in Trello. Het is de plek waar je alles verzamelt wat met dat project te maken heeft: van to-do’s tot notities en bestanden.
Je kunt een bord gebruiken voor allerlei doelen, zoals:
- Een werkproject of klantopdracht
- Een persoonlijke planning
- Een teamoverzicht of brainstorm
Binnen één Trello-account kun je meerdere borden aanmaken, zodat je elk project apart kunt beheren. Geef elk bord een duidelijke naam en eventueel een achtergrondkleur of afbeelding om het te herkennen.
👉 Voorbeeld: je hebt een bord “Website herontwerp”, met lijsten voor Ideeën, In uitvoering en Klaar.
🗂️ Lijsten: structuur aanbrengen in je werk
Binnen elk bord maak je lijsten aan. Lijsten zijn kolommen die helpen om structuur te brengen in je taken. Ze vertegenwoordigen vaak de fase van een project of een categorie van werk.
Veelgebruikte voorbeelden zijn:
- To do → taken die nog moeten gebeuren
- Doing → taken waar iemand aan werkt
- Done → afgeronde taken
Maar je kunt lijsten ook creatiever gebruiken, bijvoorbeeld:
- Per teamlid (Marketing, Design, Sales)
- Per week (Week 1, Week 2, Week 3)
- Per thema (Content, Planning, Strategie)
👉 Door taken tussen lijsten te slepen, zie je letterlijk hoe werk van begin tot eind vordert.
🧾 Kaarten: de kern van je taken en ideeën
Elke kaart in Trello staat voor één taak, idee of item op je planning. Kaarten zijn de bouwstenen van je bord en kunnen zoveel details bevatten als je zelf wilt.
Klik je op een kaart, dan opent er een venster waarin je onder andere kunt:
- Een beschrijving toevoegen van de taak
- Labels gebruiken om categorieën aan te geven (bijv. rood = urgent, blauw = planning)
- Een deadline instellen zodat je niets mist
- Bijlagen toevoegen, zoals documenten of afbeeldingen
- Teamleden toewijzen aan een taak
- Checklists toevoegen voor sub-taken
👉 Tip: gebruik korte, duidelijke titels voor je kaarten. Zo blijft je bord overzichtelijk, ook als je veel taken hebt.
☑️ Checklists: taken opdelen in overzichtelijke stappen
Binnen een kaart kun je checklists toevoegen. Dit zijn kleine taken of stappen die bij één grotere taak horen. Bijvoorbeeld, een kaart heet “Nieuwe blog publiceren”.
De checklist kan dan bestaan uit:
- Onderwerp kiezen
- Tekst schrijven
- Afbeelding toevoegen
- SEO controleren
- Publiceren
Je kunt de voortgang direct zien: zodra je iets afvinkt, verschijnt er een voortgangsbalk. Zo weet je in één oogopslag hoe ver je bent met een taak.
👉 Checklists zijn ideaal voor herhaalbare processen of standaard stappen. Bijvoorbeeld bij het aanmaken van content, bestellingen of rapportages.
🧠 Labels, deadlines en bijlagen: extra functies voor meer overzicht
Naast de basis van borden, lijsten, kaarten en checklists biedt Trello nog een aantal handige extra’s die je workflow versterken.
- Labels: geef kleurcodes aan kaarten voor prioriteit of categorie (bijv. rood = urgent, groen = afgerond).
- Deadlines: stel een datum in waarop een taak klaar moet zijn. Trello stuurt automatisch een melding als het bijna zover is.
- Bijlagen: voeg bestanden, links of afbeeldingen toe aan kaarten — handig als je samenwerkt met anderen.
👉 Door deze functies slim te combineren, hou je overzicht zonder dat je aparte tools hoeft te gebruiken.
🤖 Automatisering en Power-Ups voor gevorderden
Heb je de basis onder de knie? Dan kun je Trello uitbreiden met automatisering (Butler) of Power-Ups zoals kalenders, tijdregistratie of integraties met Google Drive en Slack. Zo groeit Trello met je mee van eenvoudige to-do-lijst tot professioneel projectmanagementsysteem.
Voorbeelden van wat je kunt automatiseren:
- Een kaart automatisch naar “Klaar” verplaatsen zodra het label “Afgerond” wordt toegevoegd.
- Elke maandag een nieuwe kaart maken voor de weekplanning.
- Een melding sturen naar Slack wanneer een taak is voltooid.
💡 Tips om Trello slim in te richten
- Gebruik emoji’s in lijstnamen voor extra herkenbaarheid 📅✅💡
- Maak een “Vandaag”-lijst met taken die je direct wilt afronden.
- Werk met vaste kleuren voor labels (bijv. rood = urgent, geel = gepland).
- Voeg checklists toe voor terugkerende processen, zoals “blog publiceren” of “nieuw klantproject”.
- Archiveer oude kaarten om je bord schoon te houden.
🧩 Trello maakt taken visueel en overzichtelijk
De kracht van Trello zit in zijn eenvoud. Met borden, lijsten, kaarten en checklists kun je elk project (groot of klein) helder organiseren. Alles wat je moet doen, staat overzichtelijk bij elkaar, en je ziet direct waar de voortgang stokt.
Trello helpt je om structuur te brengen in je werk, samen te werken met anderen en productiever te zijn. Dit zonder ingewikkelde software.