Ons dagelijks leven wordt steeds internationaler. Niet alleen privé merken we hier het één en ander van, ook op de werkvloer. Misschien stuur je wekelijks mail naar klanten in het buitenland of werk je samen met mensen of partijen uit verschillende landen. Voor veel professionals is het heel normaal geworden om te praten of te schrijven in een andere taal, meestal in het Engels: de één doet dit dagelijks, de ander af en toe.
Hoewel dit doorgaans prima gaat, kan het soms misgaan. Een woord dat net niet juist wordt gebruikt of een Nederlandse uitdrukking die letterlijk vertaald is: dit soort kleine foutjes kunnen voor behoorlijk wat verwarring zorgen én onprofessioneel overkomen. Gelukkig kun je met een paar simpele tips vertaalfouten in e-mails en meetings voorkomen.
Vertaalfouten zijn niet alleen grammaticale fouten
Veel mensen denken dat vertaalfouten vooral te maken hebben met verkeerde spelling of foutieve grammatica. Hoewel dat zeker voorkomt, gaat het nog wat verder dan dat. Een zin kan namelijk grammaticaal gezien prima in elkaar zitten, maar toch nog voor verwarring zorgen. Bij vertalen moet er namelijk ook gekeken worden naar culturele nuance én context. Een zin in het Nederlands, bijvoorbeeld met een bepaalde uitdrukking, kan hier grappig of mooi zijn, terwijl dezelfde zin letterlijk vertaald in een andere taal toch net een beetje vreemd overkomt.
Ook woorden die meerdere betekenissen hebben, kunnen bij een letterlijke vertaling anders worden opgevat of een totaal andere betekenis krijgen. Zeker wanneer je binnen bepaalde branches met vaktermen of afkortingen werkt, is het slim om niet zomaar woorden één-op-één in een andere taal om te zetten. De kans is namelijk aanwezig dat sommige woorden bij een letterlijke vertaling een totaal andere betekenis hebben. Kijk daarom verder en check ook de context, zodat je zeker weet dat de boodschap overkomt zoals jij het hebt bedoeld.
Van onnatuurlijke mail naar goede zakelijke communicatie
Dat letterlijk omzetten van woorden: dat komt best wel eens voor bij Nederlandse bedrijven die in het Engels communiceren met andere organisaties of op de werkvloer. Hoewel je bij sommige letterlijke vertalingen best een prima e-mail krijgt, kan zo’n tekst behoorlijk houterig klinken. Om zo’n verwarrende mail te voorkomen, is het slim om eerst te bedenken wat je eigenlijk wilt vertellen. Formuleer dat vervolgens op een manier die past bij de taal, vaak het Engels, waarin je communiceert.
Dit houdt meestal in dat je niet voor een letterlijke vertaling moet gaan, maar voor een goedlopend verhaal waarin alles duidelijk vermeld staat. Goed om te weten: houd zakelijke e-mails zo duidelijk mogelijk en vermijd lange zinnen met onnodige bijzinnen. Dit soort zinnen maken de kans op een verkeerde interpretatie namelijk alleen maar groter. Let ook zeker extra goed op details, zoals tijdstippen, bedragen, adressen en andere persoonlijke gegevens. Neem na het vertalen even de tijd om de tekst rustig na te lezen.
Duidelijke internationale communicatie in meetings
Over e-mails en andere schriftelijke documentatie heb je doorgaans de tijd om na te denken, maar hoe zit dat met meetings? Tijdens een internationaal overleg of een interview kan het gesprek snel gaan en heb je niet altijd tijd om lang na te denken. Sterker nog: soms heb je maar een paar seconden om te reageren. Probeer daarom vooral om de focus te leggen op simpele communicatie en werk met korte en duidelijke zinnen. Dit werkt vaak veel beter dan ingewikkelde constructies.
Weet je een woord niet? Geen stress. Kijk dan of je het op een andere manier uit kunt leggen of omschrijf het woord. Dat is beter dan een woord gebruiken waarvan je eigenlijk geen idee hebt wat het precies betekent. Begrijp je juist een vraag of zin van een ander niet goed? Doe dan niet alsof je het niet begrijpt, maar vraag om verduidelijking. Dat is soms even wennen, omdat je een drempel over moet, maar hiermee voorkom je vaak veel grotere misverstanden en dat is het meer dan waard.
Wanneer een professional inschakelen bij internationale communicatie?
Voor korte e-mails kan het handig zijn om af en toe een online vertaaltool te gebruiken. Je moet echter wel weten dat een vertaalprogramma niet altijd de context van je boodschap weet of kent. Een woord kan afhankelijk van de situatie meerdere betekenissen hebben en ook de gewenste toon kan verloren gaan. Een kort bericht aan een collega heeft bijvoorbeeld een heel andere toon nodig dan een formele e-mail aan een zakelijke partner in een ander land. Daarom is het slim om bij belangrijke zakelijke communicatie een professional in te schakelen. Denk aan het vertalen van contracten, voorwaarden, offertes, juridische documenten, commerciële teksten en meer.
Bij dit soort teksten kan een verkeerde of een letterlijke vertaling namelijk niet alleen onprofessioneel overkomen, maar ook inhoudelijke gevolgen hebben. Een fout in een contract kan bijvoorbeeld leiden tot juridische problemen. Een professionele vertaler, zoals een professioneel vertaalbureau, kijkt verder dan losse woorden. Zij houden rekening met de algehele context, de doelgroep en de terminologie die wordt gebruikt. Kortom: wanneer een tekst belangrijk is voor een klantrelatie of zakelijke overeenkomst is een professionele vertaler een waardevolle investering.
Internationale communicatie als onderdeel van werkwijze
Communicatie bij internationaal ondernemen of werken met buitenlandse partijen hoeft echt niet heel ingewikkeld te zijn. Je moet je vooral bewust zijn van de taal en de soort tekst(en) waar je mee te maken hebt. Zo is het slim om letterlijke vertalingen altijd te vermijden en om voorzichtig te zijn met uitdrukkingen. Neem altijd even de tijd om een vertaling na te lezen en gebruik bij meetings duidelijke, maar simpele taal om zo misverstanden te voorkomen. En merk je dat een tekst meer nodig heeft dan alleen je eigen kennis? Of is er een belangrijk document dat vertaald moet worden? Dan schakel je een professioneel vertaalbureau in, zodat je zeker weet dat de tekst goed wordt vertaald,
