Een professionele e-mailhandtekening geeft je zakelijke e-mails een verzorgde afsluiting en maakt het voor de ontvanger makkelijk om contact met je op te nemen. Hieronder lees je wat een goede handtekening bevat, en vind je een aantal voorbeelden.
Wat hoort er in een e-mailhandtekening?
- Je volledige naam
- Je functie, zodat de ontvanger weet in welke hoedanigheid je schrijft
- Bedrijfsnaam
- Telefoonnummer, zodat mensen je ook op een andere manier kunnen bereiken
- Website, als link
- Eventueel je adres, vooral relevant als klanten je fysiek bezoeken
Houd het compact: een handtekening met te veel informatie of te grote afbeeldingen oogt al snel rommelig en kan zelfs als spam worden gemarkeerd door sommige e-mailfilters.
Voorbeeld 1: eenvoudig en zakelijk
Met vriendelijke groet,
Jan de Vries Accountmanager Bedrijfsnaam B.V. T: 06 12345678 W: www.bedrijfsnaam.nl
Voorbeeld 2: met logo en social media
Met vriendelijke groet,
Lisa Bakker Marketing Specialist | Bedrijfsnaam B.V.
[Logo]
T: 020 1234567 E: lisa@bedrijfsnaam.nl W: www.bedrijfsnaam.nl LinkedIn: linkedin.com/company/bedrijfsnaam
Voorbeeld 3: met call-to-action
Met vriendelijke groet,
Tom Jansen Sales Manager, Bedrijfsnaam B.V. T: 010 7654321 | W: www.bedrijfsnaam.nl
Benieuwd wat wij voor jou kunnen betekenen? Plan hier direct een gratis kennismakingsgesprek: [link]
Tips voor een professionele handtekening
- Gebruik maximaal 1 of 2 lettertypes, en houd de kleuren in lijn met je huisstijl.
- Vermijd grote afbeeldingen, dit vertraagt het laden van je e-mail en kan als onprofessioneel overkomen.
- Zorg dat je handtekening er ook goed uitziet op mobiel, korte regels werken beter dan brede tabellen.
- Voeg geen overbodige quotes, motto’s of afbeeldingen toe die niets met je functie te maken hebben.
- Check regelmatig of alle links (website, social media) nog correct werken.
Wettelijke verplichtingen voor bedrijven
Ben je ondernemer met een BV of NV, dan gelden er wettelijke eisen aan wat er in je zakelijke correspondentie moet staan, waaronder je e-mailhandtekening. Vermeld in ieder geval je volledige bedrijfsnaam, KvK-nummer, en vestigingsplaats. Voor een eenmanszaak of vof gelden minder strikte eisen, maar het vermelden van je KvK-nummer wordt ook dan aangeraden voor de professionaliteit en herkenbaarheid.
Gerelateerde artikelen
Veelgestelde vragen over de e-mailhandtekening
Moet ik verplicht een KvK-nummer in mijn e-mailhandtekening zetten?
Voor rechtspersonen zoals een BV of NV is dit wettelijk verplicht in zakelijke correspondentie, waaronder e-mail. Voor een eenmanszaak of vof is dit niet wettelijk verplicht, maar wel aan te raden.
Is een foto van mezelf een goed idee in mijn handtekening?
Dit kan bijdragen aan een persoonlijker gevoel, vooral in klantcontact. Zorg wel voor een professionele, representatieve foto en houd de bestandsgrootte klein.
Hoe zorg ik dat mijn handtekening er op elk apparaat goed uitziet?
Gebruik een simpele, smalle opmaak zonder brede tabellen, test je handtekening op zowel desktop als mobiel, en vermijd te grote afbeeldingen die het laden vertragen of niet goed schalen op een klein scherm.
